Eine Kostenrechnung für KMU schafft Transparenz über Kosten und bildet die Grundlage, um die Wirtschaftlichkeit von Unternehmensbereichen, Dienstleistungen oder Produkten zu beurteilen. Spätestens bei Preisentscheidungen, Personalwachstum oder der Beurteilung einzelner Dienstleistungen zeigt sich, dass eine reine Finanzbuchhaltung häufig nicht die notwendigen Informationen liefert.
Besonders bei Dienstleistungsunternehmen wie Anwaltskanzleien, Beratungsunternehmen, Vermögensverwaltern oder Family Offices ist Transparenz über die tatsächlichen Kosten entscheidend. Erst eine Kostenrechnung schafft die Grundlage, damit Unternehmen Kosten verursachungsgerecht zuordnen, Dienstleistungen wirtschaftlich beurteilen und fundierte Entscheidungen treffen können.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- warum eine Kostenrechnung für KMU unverzichtbar ist,
- welche Fragen sie beantwortet,
- welche Modelle der Kostenrechnung sich eignen,
- wie eine Kostenstellenrechnung in der Praxis aussieht,
- wie sich ein kostendeckender Stundensatz berechnen lässt.
Die wichtigsten Fragen einer modernen Kostenrechnung
Eine Kostenrechnung liefert Antworten auf zentrale betriebswirtschaftliche Fragestellungen:
- Decken unsere Preise sämtliche Gemeinkosten?
- Sind unsere Stundensätze noch markt- und kostengerecht?
- Welche Kosten gehören zu den effektiven Personalkosten?
- Werden IT-, Marketing- und Akquisitionskosten verursachergerecht verteilt?
- Wie lassen sich faire Bonus- und Provisionsmodelle gestalten?
- Welche Mandate, Dienstleistungen oder Produkte sind tatsächlich profitabel?
Gerade in Zeiten steigender Lohn-, Technologie- und Infrastrukturkosten gewinnen diese Fragestellungen zunehmend an Bedeutung.
Welche Form der Kostenrechnung ist für KMU geeignet?
Nicht jedes Unternehmen benötigt eine komplexe Kostenrechnung, denn die passende Lösung hängt von der Unternehmensgrösse, der Organisationsstruktur und dem Informationsbedarf ab.
1. Erweiterung der Finanzbuchhaltung
Für kleinere Unternehmen genügt häufig bereits ein detaillierterer Kontenplan mit zusätzlichen Auswertungen. So entsteht mehr Transparenz, ohne den administrativen Aufwand wesentlich zu erhöhen.
2. Vereinfachte Kostenrechnung mit Verteilschlüsseln (Empfehlung für viele KMU)
Für viele KMU ist dies der ideale Mittelweg. Einzelkosten lassen sich direkt den entsprechenden Kostenträgern – beispielsweise Dienstleistungen oder Produkten – zuordnen, während Gemeinkosten mithilfe nachvollziehbarer Verteilschlüssel auf die Kostenstellen verteilt werden. Als Grundlage dienen beispielsweise Arbeitsstunden, Mitarbeitende oder genutzte Flächen.
Der Implementierungsaufwand bleibt überschaubar, während die Aussagekraft der Auswertungen deutlich steigt.
Das folgende Schema zeigt zunächst, wie Einzelkosten und Gemeinkosten aus der Finanzbuchhaltung den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden. Anschliessend verdeutlicht das Praxisbeispiel, wie Unternehmen diese Informationen in einer vereinfachten Kostenstellenrechnung auswerten.
Praxisbeispiel: Vereinfachte Kostenstellenrechnung
Das folgende vereinfachte Praxisbeispiel zeigt, wie Kosten den einzelnen Kostenstellen zugeordnet und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit den entsprechenden Umsätzen gegenübergestellt werden können. Die Kostenstellenrechnung schafft Transparenz über die Kosten einzelner Unternehmensbereiche und bildet damit die Grundlage für fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Während die Kostenstellen A und B ein positives EBITDA erzielen, weist die Kostenstelle C nach Berücksichtigung der direkten Kosten, der Personalkosten und der Gemeinkosten ein negatives EBITDA auf.
| Position gemäss Fibu-Kontenplan | Kostenstelle A (z.B. Beratung) | Kostenstelle B (z.B. Admin. | Kostenstelle C (z.B. Marketing) | Total |
| Umsatz | 100 | 120 | 80 | 300 |
| /. Direkter Aufwand | -50 | -60 | -60 | -170 |
| Bruttoergebnis 1 | 50 | 60 | 20 | 130 |
| /. Personalaufwand | -20 | -25 | -30 | -75 |
| Bruttoergebnis 2 | 30 | 35 | -10 | 55 |
| /. Übriger Aufwand | -15 | -15 | -15 | -45 |
| EBITDA | 15 | 20 | -25 | 10 |
Obwohl das Unternehmen insgesamt ein positives EBITDA von 10 erzielt, zeigt die Kostenstellenrechnung deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Bereichen. Die Kostenstelle C belastet das Gesamtergebnis, weshalb eine genauere Analyse der Preisgestaltung, Auslastung, Personaleinsatzes und direkten Kosten sinnvoll ist. Dadurch wird sichtbar, welche Bereiche einen positiven oder negativen Beitrag zum Unternehmensergebnis leisten.
3. Vollständige Kostenrechnung (höherer Implementierungsaufwand)
Grössere oder komplexere Unternehmen profitieren von einer vollständigen Kostenrechnung. Dabei werden Kosten zunächst den Kostenstellen und anschliessend den Kostenträgern zugeordnet. Dadurch lassen sich Deckungsbeiträge, Profitabilität und Wirtschaftlichkeit detailliert analysieren.
Personalkosten richtig berechnen
Bei den meisten Dienstleistungsunternehmen stellen die Personalkosten den grössten Kostenblock dar. Für die Kalkulation eines kostendeckenden Stundensatzes genügt es nicht, lediglich den Bruttolohn zu berücksichtigen, weil auch Sozialversicherungen, Betriebskosten und die produktiv verrechenbare Arbeitszeit berücksichtigt werden müssen. Erst wenn sämtliche relevanten Kosten sowie die produktiv verrechenbare Arbeitszeit einbezogen werden, ergibt sich eine realistische Grundlage für die Preisgestaltung.
Eine vereinfachte Herleitung eines kostendeckenden externen Stundensatzes könnte wie folgt aussehen:
Berechnung des externen Stundenansatzes
| Berechnungsschritt | Erläuterung |
| + Jahresbruttolohn | |
| + Erwartete Zulagen, Prämien und Boni | |
| + Pauschalspesen | |
| + Arbeitgeberbeiträge an Sozialversicherungen | Vereinfachte Annahme: ca. 20% des Jahresbruttolohnes (falls keine detaillierten Werte vorliegen) |
| = Arbeitgeberlohnkosten pro Jahr | Zwischentotal |
| ÷ Arbeitsstunden pro Jahr | Arbeitsstunden pro Tag × Arbeitstage pro Monat × 12 (vereinfachte Berechnung) |
| = Interner Kostensatz pro Stunde | Zwischentotal |
| ÷ Produktivitätsrate | Anteil der Arbeitsstunden, die voraussichtlich extern verrechnet werden können |
| = Externer Kostensatz vor Gemeinkostenzuschlag | Zwischentotal |
| + Zuschlag für Betriebskosten | Vereinfachte Berechnung: sämtliche Betriebskosten ohne Personalaufwand ÷ Anzahl Mitarbeitende ÷ Arbeitsstunden pro Jahr |
| + Zuschlag für Risiko bzw. Abweichungstoleranz | |
| + Zuschlag für geplante Gewinnmarge | |
| = Kalkulatorischer externer Stundensatz | |
| → Kaufmännische Rundung | z.B. auf CHF 180.–, CHF 195.– oder CHF 200.– |
| = Empfohlener externer Stundensatz | Grundlage für die Kalkulation von Projekten und Dienstleistungen |
Fazit
Eine professionelle Finanzbuchhaltung bildet die Grundlage jeder Unternehmensführung. Für fundierte operative und strategische Entscheidungen reicht sie jedoch oft nicht aus. Erst eine praxisnahe Kostenrechnung zeigt, welche Dienstleistungen, Mandate oder Unternehmensbereiche tatsächlich zum Unternehmenserfolg beitragen.
Bereits mit einer einfachen, gut strukturierten Kostenrechnung erhalten KMU wertvolle Erkenntnisse, die sich unmittelbar für die Preisgestaltung, die Ressourcenplanung und die langfristige Profitabilität nutzen lassen. In vielen Fällen genügt eine pragmatische Lösung nach dem Pareto-Prinzip, um mit überschaubarem Aufwand einen grossen Mehrwert zu schaffen.
Wer seine Kosten kennt, trifft bessere Entscheidungen – und schafft die Basis für nachhaltiges Wachstum.
Häufige Fragen zur Kostenrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung?
Die Finanzbuchhaltung zeigt den Unternehmenserfolg nach gesetzlichen Vorgaben. Die Kostenrechnung zeigt hingegen, welche Produkte, Dienstleistungen oder Unternehmensbereiche wirtschaftlich sind und wo Optimierungspotenzial besteht.
Braucht jedes KMU eine detaillierte und vollumfängliche Kostenrechnung?
Nein. Für viele KMU genügt bereits eine Erweiterung der Finanzbuchhaltung oder eine vereinfachte Kostenrechnung mit Verteilschlüsseln. Welche Lösung geeignet ist, erfahren Sie im Abschnitt „Welche Form der Kostenrechnung ist für KMU geeignet?“ unter den Punkten 1 und 2.
Welche Kostenrechnung eignet sich für Dienstleistungsunternehmen?
Für viele Dienstleistungsunternehmen genügt eine vereinfachte Kostenrechnung mit nachvollziehbaren Verteilschlüsseln. Sie schafft Transparenz über die Kosten einzelner Unternehmensbereiche und unterstützt fundierte Entscheidungen, ohne den Aufwand einer vollständigen Kostenrechnung. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt „2. Vereinfachte Kostenrechnung mit Verteilschlüsseln”.
Wie berechnet man den externen Stundensatz?
Ausgehend von den gesamten Arbeitgeberkosten wird zunächst der interne Kostensatz pro Stunde ermittelt. Unter Berücksichtigung der Produktivitätsrate, der Gemeinkosten und der gewünschten Gewinnmarge ergibt sich daraus der kostendeckende externe Stundensatz.
Wie unterstützt die Lenz Treuhand AG?
Wir unterstützen unsere Abacus Kunden bei der Konzeption und Implementierung einer vereinfachten Kostenrechnung mit nachvollziehbaren Verteilschlüsseln. Gemeinsam schaffen wir Transparenz über die Kosten einzelner Unternehmensbereiche und entwickeln aussagekräftige Auswertungen für fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Für weiterführende Fragen steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung.
Disclaimer: Dieser Beitrag dient ausschliesslich zu Informationszwecken und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität. Bei individuellen Fragen empfehlen wir, eine Fachperson beizuziehen.
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